Форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля» утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997г. №78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте.
В соответствии с п.2 указанного Постановления №78 составление первичного учетного документа по утвержденным данным Постановлением унифицированным формам обязательно юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом. То есть, в обязательном порядке использовать утвержденные Постановлением №78 унифицированные формы должны все автотранспортные организации.
В тоже время, согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.2006г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006г.) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.
Следовательно, в любом случае у организации, не являющейся автотранспортной организацией, списание ГСМ должно осуществляться на основании первичного документа.
Организация может разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ, а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В настоящее время Министерство финансов РФ придерживаются мнения, что ежемесячный путевой лист может считаться достаточным для организации учета отработанного времени и расхода ГСМ (см., например, Письма Минфина России от 20.02.2006г. №03-03-04/1/129, от 16.03.2006г. №03-03-04/2/77,от 07.04.2006г. №03-03-04/1/327 и другие).
Составление путевого листа один раз в месяц позволит значительно снизить трудоемкость документального подтверждения списания ГСМ.
Форму самостоятельно разработанного путевого листа организация должна утвердить в учетной политике (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006г. №20-12/100253).
Что касается вопроса о возможности не отражать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то, так как целью составления данного документа является в том числе и подтверждение экономической обоснованности расхода ГСМ, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными.
Обращаем внимание на Приказ Министерства транспорта РФ от 18.09.2008г. №152 (начало действия документа – 21.10.2008г.), утвердивший обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Данный документ предназначен для применения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
С указанной даты (21.10.2008г.) рекомендуем Организациям оформлять путевые листы в соответствии с требованиями Приказа №152.
15.10.2008
Заместитель генерального директора по аудиту
ООО «Аудиторская консалтинговая компания «Ветар»
Романович Елена Сергеевна
Тел. (812)702-14-10, (812)550-87-88